Онлайн-конференция под ключ. Опыт eTutorium

Есть у нашей компании услуга - "Вебинар под ключ". Мы предлагаем и оказываем ее уже давно, поэтому действия отлажены и понятны:

• согласовали с Заказчиком дату и время мероприятия
• создали лендинг или загрузили базу участников
• протестировали спикеров
• загрузили все материалы
• промодерировали вебинар
• подготовили необходимые Заказчику отчеты и аналитику
• выгрузили запись вебинара

Вроде бы и нехитрый план действий, а клиенты приходят как новые, так и те, кто уже заказывал подобное сопровождение вебинара. Причины у каждого свои, но большей частью это страх технической стороны вопроса, нежелание или отсутствие времени заниматься предварительной подготовкой и тестированием оборудования. Плюс, подобное сопровождение - это возможность максимально гарантировать себе бесперебойное проведение мероприятия (ведь на нем присутствует двое специалистов от нашей платформы - модератор и представитель технической поддержки). Зачастую оказывается, что людям просто “дешевле” заплатить за услугу и заручиться нашей поддержкой, чем тратить свое время и нервы.

И подобное сопровождение мы оказываем нашим клиентам практически каждую неделю.

Сегодня хочу рассказать о новом для нас опыте - организации и проведении онлайн-конференции под ключ. Тема конференций для нас не нова, мы сами регулярно организовываем и проводим различные ивенты на нашей вебинарной платформе . А вот в роли исключительно технического подрядчика мы выступали впервые … Но! Обо всем по порядку!

Подготовка конференции под ключ - опыт eTutorium

В начале октября к нам обратился Фонд содействия развитию гастроэнтерологии "ДОНСКАЯ ГАСТРОЭНТЕРОЛОГИЯ" с просьбой оценить бюджет под проект онлайн-конференции с полным сопровождением. Немного предыстории - ФCРГ ДОНСКАЯ ГАСТРОЭНТЕРОЛОГИЯ уже работал с нами по схеме “вебинар под ключ”. И, конечно же, как только встал вопрос организации масштабного ивента, да еще и в онлайн формате, выбор как ресурса для проведения, так и того, как будет проходить наше взаимодействие уже был сделан - конференция будет проводится на платформе etutorium.ru с нашим полным техническим и организационным сопровождением.

Бюджет рассчитан и утвержден, дата конференции определена, начальная информация предоставлена. А это значит, что мы начинаем работу по тому плану, о котором я говорила в самом начале.

Исходники проекта “Конференция под ключ”:

Название: Межрегиональный форум врачей Юга России «Персонифицированная гастроэнтерология». XX Школа последипломного образования «Избранные вопросы терапии в гастроэнтерологии»

Дата: 14.11.2020 г.

Предварительное количество спикеров: от 10 до 15

Ожидаемое количество участников: до 1500 человек

География участников: Российская Федерация

Первое, за что мы взялись - это создание вебинара в кабинете заказчика и подготовка концепции лендинга. В нашу задачу входило следующее: выбор шаблона лендинга из 6 возможных, которые представлены на нашей платформе, подбор и загрузка фона для первого экрана, формирование описания программы конференции, загрузка фотографий спикеров, проверка работы формы регистрации. Согласованный вариант здесь.

Далее нам предоставили базу из 1600 адресов (конечно же подписывался договор с пунктом о конфиденциальности предоставляемых данных), которую необходимо было загрузить в список участников вебинара и настроить рассылку напоминаний. На момент старта конференции общее количество зарегистрированных участников достигло 1970 человек - более 350 оставили заявку на лендинге конференции.

Тестировать спикеров нельзя отказаться

Следующий пункт нашей работы (самый “затратный по времени”) - это тестирование спикеров! Мы выстраиваем этот процесс таким образом:

• запрашиваем у организатора список спикеров и их контакты (почта, телефон, скайп, телеграмм, вотсап - любой вариант, который будет удобен)
• связываемся со спикерами и согласовываем удобное время и день для теста
• создаем вебинар для теста каждого спикера и записываем его

На конференции по итогу было заявлено 15 спикеров и 19 докладов. По ходу подготовки выяснилось, что двое из спикеров не смогут присутствовать 14 ноября на конференции и выступить вживую. Коллегиально с организаторами было принято решение записать их выступления заранее, а на конференции использовать записи. Что, конечно же, немного поменяло специфику работы - нужно было не просто провести тестирование спикера, но и организовать запись. Благо, платформа позволяет выгрузить запись вебинара в формате MP4 в том виде, в котором нам нужно было - там, где был только спикер - выгружали видео и озвучку, там, где спикер и презентация - всю вебинарную комнату. Далее полученные записи мы обрабатывали, выкладывали на vimeo (ресурс, с которого ни скачать, ни ссылкой поделиться нельзя) и добавляли в материалы вебинара. Таких докладов было записано 4 - это порядка 4 часов работы ( тест, запись, обработка, заливка).

С остальными 13 спикерами были назначены даты и время для тестирования. Что крайне важно в ходе тестирования - тестировать спикера на том рабочем месте, с которого он будет проводить свое выступление, и обращать внимание на малейшие детали - от качества интернета спикера до картинки, которую увидят участники ( фон, стол спикера, и прочее). Чего только не случается в момент проведения вебинаров, тем более это суббота - когда вся семья находится дома)))) И кто-то из родственников может ворваться с криками “Я есть хочу!” или “Что ты снова с компьютером разговариваешь?”. Может прийти кот и усесться на клавиатуру, могут залаять собаки, а соседи начать ремонт… Наша задача на тесте - постараться подготовить спикера максимально - проверить качество и скорость интернета, настроить звук и видео, подобрать максимально возможное для хорошей трансляции качество вещания, проверить уровень освещенности - бывает маловато света, а бывает наоборот - нужно обратить внимание на то, что за спиной спикера окно и в солнечный день он будет засвечен. Казалось бы, главное - контент и суть доклада, и неважно, как видно спикера и что у него за спиной - окно или ковер... Но поверьте, каждая мелочь важна и имеет значение. И от того, насколько профессионально и хорошо выглядит спикер, зависит общее впечатление участников от конференции. После тестирования основных моментов, мы переходим к процессу знакомства спикера с функционалом платформы - показываем как включить презентацию, переключать слайды, пользоваться указкой и инструментами рисования, активировать демонстрацию рабочего стола.

Подобный процесс может занять от 15-20 минут до полутора часов в зависимости от того, какое у человека оборудование и нужна ли дополнительная настройка его параметров. Плюс, не забываем о человеческом факторе - каждый из нас обладает своим характером и нравом - кто-то воспринимает необходимость подключения к его ПК нормально и спокойно предоставляет нам такую возможность для более оперативной настройки. Если же спикер не настроен сотрудничать, тестирования могут неоднократно переноситься и процесс затягивается.

По итогу тестирование спикеров заняло порядка 7 часов суммарно. И мы были уверены, что все пройдет хорошо, ведь все помнили о важности подключения именно с тестируемого оборудования. (Спойлер: нет)

Дальнейший этап подготовки, который идет параллельно процессу тестирования, это работа по загрузке материалов. Здесь - самое главное это вовремя их получить! Последняя презентация была получена нами в три часа ночи накануне конференции. Презентации мы обязательно просматриваем, конвертируем в нужный формат и загружаем в материалы вебинары, предварительно создав отдельную папку для материалов каждого спикера: 15 докладов - 15 презентаций!

ЧАС ИКС - на старте!

И вот наступает самый ответственный момент - день конференции. Накануне оговорены все организационные моменты с Заказчиком, еще раз перепроверены все настройки - отправки напоминаний, отправка записи конференции, доступ к записи. Сверен график выступлений экспертов и тайминг перерывов. Согласовано время и механика проведения викторины для участников. Все готово, ну почти все))) - не все презентации и раздаточные материалы получены от спикеров. Организаторы в курсе.

14 ноября, 8-30 по МСК, час до начала конференции - наши специалисты уже на связи с организаторами, последние приготовления, загрузка материалов и старт!

Вступает модератор со стороны заказчика, рассказывает о конференции, знакомится с участниками и представляет первого спикера! Овации в виде смайликов в чате, спикер подключается, все идет хорошо. Немного выдыхаем, настраиваемся на длительный забег (по итогу длительность конференции - 7 часов, 28 минут).

Не время расслабляться ;)

И тут стучится следующий спикер и говорит, что он сменил компьютер - “Это же ничего?” Да, если человек нашел возможность подключить на момент проведения конференции более мощное железо, лучшего провайдера, или организовать выступление в студии - это вроде бы и здорово, НО! Помните, я писала о том, что тест оборудования имеет значение только тогда, когда мы его проводим там, откуда и будет вестись выступление? У нас получилось не совсем так - трое спикеров конференции сменили оборудование в день выступления … И благо, что успели с ними провести дополнительное тестирования на новом компьютере, в студии и на другом провайдере. И оказалось хорошо, что у нас есть готовые записи, которые в случае экстренной ситуации можно было включить вне тайминга программы, пока параллельно выясняли причину и тестировали ведущего.

В целом, Двадцатый Юбилейный Межрегиональный форум врачей Юга России «Персонифицированная гастроэнтерология». XX Школа последипломного образования «Избранные вопросы терапии в гастроэнтерологии» прошел хорошо, участники довольны и к счастью не догадываются о том, что происходило за кулисами мероприятия. В конце были успешно разыграны два приза - курсы повышения квалификации.

Конференция завершена.

Занавес? А что же дальше?

А вот работа нашего специалиста - еще нет. Задача - собрать необходимые отчеты и предоставить их заказчику:

• список участников конференции
• список тех, кто зарегистрировался и не пришел
• выгрузка истории чата и вопросов участников
• общий отчет по статистике мероприятия (воронки от регистраций к участникам, динамика активности участников, длительность мероприятия и пр)
• детальная аналитика посещения и действий участников в вебинарной комнате.

И последний этап - формирование видеозаписи и ее выгрузка в заранее оговоренном виде.

Вот такой процесс подготовки Межрегионального форума врачей Юга России мы прошли вместе с Фондом содействия развитию гастроэнтерологии "ДОНСКАЯ ГАСТРОЭНТЕРОЛОГИЯ".

Организация конференции под ключ в цифрах

Если собрать все данные то получится следующее:

Период подготовки конференции - месяц
Время на создание вебинара, подготовку лендинга, работу с материалами и их загрузка - порядка 8 часов
Количество спикеров: 15
Время тестирования спикеров - 7 часов суммарно
Количество записанных докладов: 4
Время на запись и обработку докладов - 4 часа суммарно
Количество зарегистрированных участников: 1970 человек
География участников: Российская Федерация
Длительность конференции: 7 часов 28 минут
Количество вопросов в чате: 187
Бюджет мероприятия: 35300 руб

Цифры, безусловно, крайне важны. Но самый главный результат нашей работы - это отлично проведенное мероприятие, будь то вебинар, или масштабная конференция. И подтверждение тому - ваша благодарность!

Планируете проводить ответственное совещание, онлайн-конференцию или вебинар с крутыми спикерами и не хотите заниматься настройками, нет времени разбираться с нюансами, или просто очень боитесь, что вдруг что-то пойдет не так - доверьте техническую сторону нам, и мы снимем с вас техническую часть работы по подготовке вашего онлайн-ивента, тем самым освободив вам время на контентную начинку! И пусть все ваши вебинары пройдут максимально гладко, оставив после желание организовать что-то еще на нашей платформе etutorium.ru !