Ольга Оникиенко, Webpromoexperts: «Безотказный рецепт успеха обучающего ивента — качественная программа и экспертные спикеры»

Организация образовательных мероприятий — процесс сложный и трудоемкий, успех которого зависит от множества факторов. Профессионализм спикеров, слаженная работа команды, правильный таргетинг рекламной кампании, активность участников выступают только частью слагаемых удачного ивента. О том, как организовать работу на высшем уровне, избежать форс-мажоров и привлечь максимум целевой аудитории на свои ивенты, мы пообщались с экспертом в этой сфере — руководителем отдела маркетинга Академии Webpromoexperts Ольгой Оникиенко.

— Ольга, правда ли, что успех организации ивентов, прежде всего, зависит от команды? Расскажите, как правильно управлять групповой работой, чтобы достичь максимальных результатов?

Да, вы абсолютно правы, успех любой задачи зависит от команды. Самое главное в ее координации, чтобы каждый знал и был увлечен своим сектором работы. Руководитель группы должен точно понимать сильные и слабые стороны каждого сотрудника и уже исходя из этого распределять внутренние обязанности.

Если у вас в команде работает мощнейший «коммуникатор», не стоит отдавать ему задания по формированию страниц или техническому тестированию платформы и оборудования. Пусть он работает с докладчиками (спикерами / лекторами / интервьюерами), договаривается, обсуждает темы, вопросы, тайминги, пишет о них, контролирует своевременное поступление информации по инфо-источникам, встречает гостей на ивенте и т.д. Если же в вашей команде есть человек с техническим складом ума, подбирайте ему задачи, в которых нужен системный, внимательный и очень структурированный подход. А главное, чтобы в процессе работы его никто не отвлекал «на поговорить».

Мои ребята могут со мной спорить, отстаивать свои позиции. Я стараюсь практически никогда не контролировать людей, а только следить за процессом и оценивать результаты. И если есть «косяки» (а без этого никак) ребята просто осознают, что было не так и больше не повторяют своих ошибок. Эти ступеньки очень важно пройти. Если говорить о количестве людей в команде, то все зависит от масштаба самого мероприятия. Но, как по мне, их должно быть по крайней мере двое. У меня в команде сейчас 6 человек, которые занимаются исключительно организацией, контролем проведения и пост-работой с ивентами.

— Не секрет, что при подготовке ивента всегда есть стремление учесть все возможные проблемы и форс-мажоры. Но почти всегда что-то да и пойдет не так. Какие, на ваш взгляд, самые хрестоматийные «грабли», и как научиться на них не наступать? Возможно ли это в принципе?

Именно поэтому важно всегда все фиксировать письменно, ставить отметки дедлайнов и фактическое время закрытие задачи, а также получать подтверждение за принятую задачу, чтобы каждый понимал, что зависит конкретно от него. Системный подход и планирование решают очень многие вопросы. Что касается форс-мажоров, то это скорее всего происходит не по вине организатора или исполнителя. Причиной могут послужить и внешние факторы (погода, внезапная пропажа электроэнергии, поломка оборудования, «вылетание» интернета). Для минимизации рисков нужно стараться продумать все, пусть даже самые неестественные, форс-мажорные обстоятельства и прописать варианты их решения, чтобы потом не решать вопросы внезапно. И опять-таки, именно зафиксировать в письменном виде! Учитывайте не только варианты решения, но и возможности быстрого устранения форс-мажоров. Телефонные номера служб поддержки, такси разных форматов, где можно взять и быстро установить электрогенераторы и тому подобное. В принципе, все возможно, если заранее предвидеть даже мелочи.

— На ваш взгляд, каков потенциал у ивентов, как отдельного бизнес-направления в деятельности учебного центра? Какие шаги следует предпринять, чтобы начать на них зарабатывать?

В целом, на них построена вся деятельность учебных центров, так как любой обучающий и информационный формат встреч — это уже ивент. Что же касается отдельных форматов (конференций, семинаров, вебинаров, мастер-классов), то важно работать по 2-м ступеням: бесплатно и платно. Таким образом мы не только подтверждаем свою квалификацию и экспертность, но и монетизируем мероприятия. К примеру, онлайн-участие в ивенте может быть бесплатным, а вот запись продаваться. Или же наоборот, приходишь на платный мастер-класс и получаешь его детализированную, хорошо обработанную и смонтированную запись. Но опять же, очень многое зависит от конечной цели организатора, формата мероприятия и общего бюджета.

— При подготовке любого ивента одной из основных задач для команды является максимальный сбор целевой аудитории. Поделитесь своими секретами привлечения слушателей на онлайн-мероприятия? Существуют ли некие безотказные рецепты или всегда есть место для импровизации?

А дальше идет в ход системный подход в генерации и распространении всевозможных рекламных активностей.

— Организация любого мероприятия — это всегда потенциальная возможность возникновения разнообразных курьезов, недоразумений и нестандартных ситуаций. Можете рассказать о самом эпичном «фейле», имевшем место в вашей практике?

В моей практике было два курьеза. Первый заключался в том, что докладчик попросту проспал время своего выступления и нам пришлось перенести его выступление в онлайн-режим. Во втором же случае лектор перепутал часовые пояса и вышел на связь уже после заявленного времени. И тут выход был найден. Ситуацию спасла внезапная рубрика «советы от эксперта», в которой один из наших докладчиков на протяжении нужного времени просто отвечал на волнующие участников вопросы. И еще раз я сделаю акцент на том, что все это нужно постараться предвидеть и «подстелить соломки» заранее.

Автор: Алексей Руденко
SMM&PR менеджер